Datenschutz-Folgenabschätzung: Vorlage für Ihre Firma

Aktualisiert: 5. Oktober 2026

Ihre Kunden filmen mit dem Rechner Räume ihrer Wohnung, eine KI wertet die Aufnahmen aus, und Sie verwalten Anfragen, Kunden und Angebote in der Firmen-App. Für die Daten Ihrer Kunden ist Ihre Firma verantwortlich. Ob Sie dafür eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchführen müssen, entscheiden Sie selbst; wegen der Aufnahmen aus Wohnungen und der KI-Auswertung kann sie erforderlich sein.

Diese Vorlage beschreibt die Verarbeitung so, wie die Software sie umsetzt. Passen Sie sie an Ihre Firma an: Wer bei Ihnen Zugriff hat, welche Funktionen Sie nutzen, welche Fristen Sie eingestellt haben und welche eigenen Maßnahmen Sie treffen. Die Vorlage ist eine Formulierungshilfe und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Wir unterstützen Sie dabei als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 Abs. 3 lit. f DSGVO; den Auftragsverarbeitungsvertrag, die technischen und organisatorischen Maßnahmen und die Liste der Dienstleister finden Sie jederzeit online.

1. Beschreibung der Verarbeitung

Verantwortlicher: Ihre Firma mit Anschrift und Ansprechpartner für den Datenschutz.

Auftragsverarbeiter: der Betreiber der Software laut Auftragsverarbeitungsvertrag, mit den dort genannten Unterauftragsverarbeitern (Hosting, Dateispeicher in der EU, KI-Dienst von Google, E-Mail-Versand, Geodienst).

Umzugsrechner mit Raumvideos. Interessenten erfassen ihr Umzugsgut im Rechner auf Ihrer Website: per Video mit Ton je Raum oder ohne Video aus einer Möbelliste. Vor dem ersten Video willigt die Person ein; Zeitpunkt und Textfassung werden gespeichert. Die Aufnahmen werden verschlüsselt in einem Speicher in der EU abgelegt.

KI-Auswertung. Ein KI-Dienst von Google erkennt in den Aufnahmen Möbel und Gegenstände und schätzt das Volumen. Übermittelt werden nur die Aufnahmen eines Raums, Standbilder und der Raumname. Das Ergebnis ist ein Vorschlag, den der Interessent vor dem Absenden prüft und ändert. Falls Sie „Anfrage aus Text“ nutzen: Ein eingefügter Text (E-Mail, Nachricht, Gesprächsnotiz) geht an denselben Dienst, damit die Angaben in das Formular übernommen werden; der Text wird nicht gespeichert, angelegt wird erst, was Ihr Team prüft und bestätigt.

Anfragen und Kundenverwaltung. Anfragen aus dem Rechner und von Hand angelegte Anfragen landen in der Firmen-App mit Kontaktdaten, Adressen, Termin, Inventar und Preis. Ihr Team bearbeitet sie, legt Notizen und Aufgaben an und sieht Termine im Kalender, auf Wunsch auch als Kalender-Abo auf dem Handy.

Angebote. Aus einer Anfrage erstellen Sie ein Angebot als PDF. Ihr Kunde erhält es per E-Mail mit einem Link, über den er es online annehmen oder ablehnen kann. Festgehalten werden der eingegebene Name, Zeitpunkt, Angebotsversion mit Prüfsumme, gekürzte IP-Adresse und Browserkennung.

Betroffene Personen: Interessenten und Kunden, Ansprechpartner gewerblicher Kunden, Personen, die in Aufnahmen oder Texten zufällig vorkommen (Mitbewohner, Besucher), Ihre Beschäftigten.

Datenkategorien: Kontaktdaten, Adressen und Umzugsdaten, Inventar, Raumvideos mit Ton und Standbilder, Preis- und Angebotsdaten, Nachweise zu Einwilligung und Angebot, Notizen und Verlauf, technische Daten. Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO werden nicht gezielt verarbeitet; Aufnahmen aus Wohnungen können aber zufällig Rückschlüsse zulassen, etwa durch Hilfsmittel oder religiöse Gegenstände.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck	Rechtsgrundlage
Umzugsgut erfassen, Preis berechnen, Angebot vorbereiten	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags auf Anfrage)
Raumvideos, Ton und Standbilder samt KI-Auswertung	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, jederzeit widerrufbar)
Anfragetext per KI auslesen („Anfrage aus Text“)	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Angebot versenden, online annehmen lassen, Auftrag durchführen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Nachweis der Angebotsbestätigung, Missbrauchsschutz, Protokolle	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis, sicherer Betrieb)
Aufbewahrung versendeter und angenommener Angebote	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO mit § 257 HGB

3. Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit

Freiwilligkeit: Das Video ist eine Option. Wer nicht filmen möchte, wählt die Möbel aus einer Liste und erhält ebenso einen Preis.
Zweckbindung: Die Aufnahmen dienen nur der Erfassung des Umzugsguts und der Vorbereitung des Angebots. Der Betreiber nutzt sie nicht für eigene Zwecke oder zum Training von KI-Modellen.
Datensparsamkeit: An den KI-Dienst gehen bei Videos keine Namen oder Kontaktdaten; der Geodienst erhält nur Adresstexte, nicht die IP-Adresse. Das Kalender-Abo enthält nur Nachnamen, Städte, Termine und Aufgaben, keine Kontaktdaten, Straßen oder Preise.
Speicherbegrenzung: Videos und Standbilder werden 30 Tage nach dem Absenden gelöscht, ohne Absenden nach 7 Tagen; nicht abgesendete Anfragen nach 30 Tagen. Kundendaten werden nach den Fristen anonymisiert, die Sie unter Einstellungen → Datenschutz & Daten festlegen (Standard: 12 Monate für Anfragen ohne Auftrag, 36 Monate nach dem Umzug).
Transparenz: Der Rechner zeigt vor dem ersten Video den Einwilligungstext und verlinkt Ihre Datenschutzhinweise oder den mitgelieferten Muster-Hinweis.
Betroffenenrechte: Auskunft (Export je Kunde), Berichtigung, Löschung und Anonymisierung sind in der Firmen-App mit wenigen Klicks möglich.

4. Risiken für die betroffenen Personen

Risiko	Einschätzung ohne Maßnahmen
Unbefugte sehen Aufnahmen aus der Wohnung	hoch: Einblick in den höchstpersönlichen Lebensbereich
Personen werden zufällig gefilmt oder sind auf der Tonspur zu hören	mittel
Rückschlüsse auf Gesundheit, Religion oder Lebensumstände aus den Aufnahmen	mittel
Fehlerkennung durch die KI führt zu falschem Volumen oder Preis	mittel: wirtschaftlicher Nachteil, falsche Erwartungen
Verarbeitung außerhalb der EU beim KI-Dienst	je nach eingesetzter Variante gering bis mittel
Daten bleiben länger als nötig gespeichert	mittel
Termin-Daten gelangen über Kalender-Abos in private Kalender	gering bis mittel
Datenverlust oder unbefugte Änderung von Angeboten	mittel

5. Maßnahmen

Technisch (Betreiber, siehe TOM):

Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und ruhend im Dateispeicher in der EU; Abruf von Aufnahmen nur über signierte Links, die nach 15 Minuten ablaufen, nur für berechtigte Mitglieder Ihrer Firma.
Strikte Mandantentrennung; Rollen mit serverseitig geprüften Rechten.
Automatische Löschläufe für Videos, Standbilder und nicht abgesendete Anfragen; Anonymisierung nach Ihren Fristen; das Aktivitätsprotokoll wird nach drei Jahren gelöscht.
KI-Dienst: Datei nach der Auswertung gelöscht, keine Nutzung zum Training; Anfragetexte werden nicht gespeichert.
Versendete Angebote sind unveränderlich und mit Prüfsumme gesichert; IP-Adressen werden nur gekürzt gespeichert.
Aktivitätsprotokoll mit Zeitpunkt und handelnder Person, auch für Zugriffe des Supports; Support-Zugriffe nur mit Begründung, zeitlich begrenzt und standardmäßig lesend.
Unterauftragsverarbeiter nur mit Vertrag nach Art. 28 DSGVO; für Drittländer Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln.

Organisatorisch (Ihre Firma):

Zugänge nur für Personen, die sie brauchen, jede Person mit eigenem Zugang und passender Rolle; ausscheidende Mitarbeiter sofort entfernen.
Vertraulichkeit Ihrer Beschäftigten regeln; Aufnahmen nur ansehen, wenn es für das Angebot nötig ist.
Ergebnisse der KI vor einem verbindlichen Angebot prüfen, im Zweifel nachfragen oder besichtigen.
Kalender-Abos regeln (Dienstgeräte oder Richtlinie) oder unter Einstellungen → Datenschutz & Daten ausschalten.
Löschfristen passend zu Ihrem Betrieb einstellen; Datenexporte sicher aufbewahren.
Datenschutzhinweise für den Rechner hinterlegen oder den Muster-Hinweis prüfen.

6. Ergebnis

Halten Sie fest, wie Sie die verbleibenden Risiken nach den Maßnahmen bewerten, wer die Abschätzung durchgeführt hat und wann Sie sie wieder überprüfen, etwa jährlich oder wenn Sie neue Funktionen einsetzen. Bleibt ein hohes Risiko, das sich nicht ausreichend eindämmen lässt, ist vor Beginn der Verarbeitung die Aufsichtsbehörde zu konsultieren (Art. 36 DSGVO).